Sehr geehrte Damen und Herren,
seit geraumer Zeit hat die DATEV die Meldung
„Zum 01.10.2022 steht Ihnen die Scan-Funktion in DATEV Upload online nicht mehr zur Verfügung. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter www.datev.de/scan“
im Bereich Upload Belege implementiert.
Was genau bedeutet dies für Sie?
Die DATEV schafft, laut eigener Aussage durch die am Markt immer zunehmende Entwicklung von leistungsfähigen Scan-Alternativen, zu unserem Bedauern die Funktion Scannen im „alten“ DATEV Belegtransfer (Scan Modul) und in der DATEV Webscanning – Komponente Upload online (Button Scannen) ab.
Was ist zu tun?
Wie Sie bekanntlich wissen, führen viele Weg nach Rom – oder in diesem Falle nach unternehmen online, kurz Duo.
Wählen Sie sich Ihren optimalen Weg für den Upload aus folgenden Varianten aus:
- Installation neuer Belegtransfer – DATEV Belegtransfer
Mit dem Programm DATEV Belegtransfer können Sie Ihre Belege nach Belege online übertragen. Zusätzlich bietet das Programm einen Überwachungsmodus an, der Belege aus den von Ihnen ausgewählten Unterverzeichnissen automatisch nach Belege online überträgt.
- Laden Sie sich hierzu unter folgenden Link den Belegtransfer auf Ihren Rechner
- Registrieren Sie sich mit Ihrem Anmeldemedium
- Richten Sie sich den Belegtransfer ein – anbei erhalten Sie ein Tutorial zur Einrichtung
Sollten Sie bis dato bereits mit dem Belegtransfer gearbeitet haben, können Sie Ihre bereits vorhandenen Verzeichnisse kopieren.
Wenn Ihr Scanner über die Eigenschaft „Scan to folder“ verfügt, hinterlegen Sie bitte ein/ mehrere Scanprofile z.B. Belegtransfer-Rechnungseingang inkl. den weiteren Eigenschaften schwarz/weiß und 300dpi Auflösung. Alle nun über dieses Profil gescannten Belege werden direkt in den Belegtransfer-Ordner geschoben und können manuell oder via Überwachungsmodus an DUO hochgeladen werden.
VORTEIL: Die Dateien werden nach dem Upload gelöscht oder in das Archiv verschoben
Sollte Ihr Scanner nicht über die Eigenschaft verfügen, empfehlen wir eine andere Variante.
- Anlage eines Upload Ordners auf Ihrem Computer Laufwerk (Explorer)
- Scannen Sie die Belege und sichern Sie diese auf einem beliebigen DUO Scan-Ordner in Ihrem Explorer
- Öffnen Sie DUO und wählen „Belege hochladen“ an
- über den Button „Datei laden“ können Sie anschließend die Belege in den jeweiligen Belegtyp hochladen
Alternativ können die Dokumente auch per „Drag and Drop“ nach DUO geladen werden.
Um einen doppelten Upload zu verhindern, empfehlen wir die Dateien nach dem Upload zu löschen.
- Erstellung einer Rechnungs-E-Mail-Adresse inkl. Postfach – DATEV Upload Mail
Legen Sie sich eine eigene Rechnungs-E-Mail an, bspw. rechnungen@musterpraxis.de, bitten Sie hier notfalls Ihren zuständigen IT-Partner um Hilfe.
Informieren Sie alle Ihre Geschäftspartner, dass alle Rechnungen künftig per Mail und AUSSCHLIESSLICH an diesen Empfänger geschickt werden sollen.
- Richten Sie sich in DUO den Upload Mail ein (Button erscheint auf DUO Startseite)
(es gibt die Möglichkeit im Anschluss zusätzliche Absender zu hinterlegen) - nach erfolgreicher Einrichtung, wird eine DATEV-Ziel-E-Mail-Adresse je Belegtyp generiert (Rechnungseingang: xxx11111-xx1x-1111-xx1x-1x1x1xx111x1@uploadmail.datev.de)
- Nach digitalem Rechnungseingang in Ihrem Praxismailfach können die Anhänge an die DATEV-Empfängeradresse weitergeleitet werden
WICHTIG: Es werden AUSSCHLIESSLICH die Anhänge weitergeleitet. Sollten rechnungsrelevante Daten in der Mail stehen, so bitten wir Sie diese separat nach DUO hochzuladen.
Bitte beachten Sie, dass die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von steuerlichen Belegen gleichermaßen für papierhafte und digitale Dokumente gelten.
- Upload von Papierrechnungen via App* – DATEV Upload mobil (App)/Dr. Schauer App (*nur mittels dem SmartLogin möglich)
Sollten Sie eine geringe Anzahl papierhafter Belege erhalten, können Sie uns diese auch via der DATEV Upload mobil App bzw. unserer kanzleieigenen App digital in Ihrem DUO Bestand zur Verfügung stellen. Diese Variante eignet sich vor allem für (Thermopapier) Kassenbons.
- Loggen Sie sich mit Ihrem SmartLogin in der App ein
- fotografieren Sie die Belege
- wählen Sie den Belegtypen und klicken Sie abschließend auf UPLOAD
- 5. Jetzt NEU: Vorgeschaltete Nutzung der Software Digi-Bel
Wir freuen uns, Ihnen nun ganz neu unseren Softwarepartner „Digi-Bel“ vorstellen zu dürfen!
Mit Digi-Bel bieten wir unseren Mandanten eine kostenlose Möglichkeit, uns Belege nicht nur per App oder per Upload, sondern auch wie gewohnt mittels Webscan zur Verfügung zu stellen.
PS: Digi-Bel bietet, je nach gewähltem Paket, darüber hinaus viele Funktionen, um Ihnen Ihren Alltag als Unternehmer und die Zusammenarbeit mit uns noch weiter zu erleichtern. Gerne beraten wir Sie hierzu und überlegen uns gemeinsam, wie Sie mit Ihren Prozessen davon profitieren können.
Gerne stehen wir Ihnen jederzeit für weitergehende Fragen zu diesem Thema zur Verfügung, wenden Sie sich hierfür gerne und jederzeit an uns! Über unsere Zentrale,
Tel. 08841 – 676970 wird Ihr Anliegen direkt an unsere Expertinnen und Experten weitergegeben.
Sprechen Sie uns gerne an und – bleiben Sie gesund!