Sehr geehrte Damen und Herren,
mit unserem heutigen Newsletter möchten wir Ihnen die Erstellung einer Verfahrensdokumentation nahelegen.
Aufgrund des Einzugs der digitalen Medien musste die Finanzverwaltung auf entsprechende Änderungen in der Arbeitswelt reagieren. Berechnungen und Speicherungen im Rahmen der Buchführung erfolgen nun auf Computern, Änderungen in Excel sind mühe- und zudem spurlos durchführbar, Rechnungen kommen per E-Mail als Datei und wären damit ebenfalls leicht veränderbar. Arbeitsabläufe in einem Betrieb sind zudem hierdurch komplexer und anspruchsvoller geworden.
Um dem Ganzen Herr zu werden, erließ die deutsche Finanzverwaltung die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD).
Ziel soll sein, dass die IT-gestützte Buchführung von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar ist. Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Soll-Verfahrens ist stets eine ordnungs-gemäße Verfahrensdokumentation, welche die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumentbestände enthalten muss, so insbesondere die geltenden, bereits angesprochenen GoBD.
Das hat zur Folge, dass jedes Unternehmen zu der Erstellung einer Verfahrens-dokumentation verpflichtet ist. Ebenso muss sichergestellt werden, dass diese versioniert, historisiert und eingehalten wird.
Kurz um:
Grundsätzlich soll die Verfahrensdokumentation die Zusammenhänge von Prozessen und deren Organisation innerhalb Ihrer Praxis verständlich und vollständig dokumentieren, sodass sich zum Beispiel der Finanzbeamte bei der Betriebsprüfung in angemessener Zeit einen Überblick über alle für die Besteuerung relevanten Geschäftsvorfälle verschaffen kann.
Mit unserer Beauftragung durchleuchten wir Schritt für Schritt die wesentlichen Prozesse innerhalb Ihrer Praxis, wobei alle beteiligten Personen mit einbezogen werden.
Und darin steckt Potential!
„Das machen wir schon immer so“
Neben der Durchleuchtung und Hinterfragung bestehender Abläufe und der damit einhergehenden Chance zur Optimierung derselben, haben beispielsweise auch neue Mitarbeiter: innen die Möglichkeit gewisse Prozesse sofort kennen zu lernen. Ebenso können Sie vermeiden, dass Inselwissen in gewissen Bereichen gebunden ist.
Somit kann erheblich Zeit eingespart werden.
„Ist doch alles eingescannt“
Nicht zuletzt kann die Verfahrensdokumentation bzw. deren Erstellung auch der Schritt in Richtung Digitalisierung hin zum papierlosen Unternehmen sein: Wenn Sie ein revisionssicheres Archiv (bspw. DATEV-Unternehmen Online) für Ihre Belege oder Dokumente nutzen und eine gültige „Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen“ haben, können Sie unter gewissen Voraussetzungen von einer physischen Aufbewahrung einer Vielzahl von Belegen absehen.
Das heißt: weniger Papier, geringerer Bedarf an Archivflächen.
Anhand einer speziell dafür entwickelten Software werden die finalen Prozesse und Zuständigkeiten verschriftlicht und Ihnen digital und geschützt übermittelt.
In der dazugehörigen Cloud können Sie Ihre Informationen in einfachen Schritten ergänzen. Umso mehr Sie sich bei der Erfassung einbringen, umso schneller kann die Verfahrensdokumentation erstellt werden. Und im Falle einer Betriebsprüfung sind Sie immer in der Lage eine Verfahrensdokumentation vorzulegen.
Fahren Sie angeschnallt, gemeinsam mit Dr. Schauer
Die Verfahrensdokumentation ist in dem Zusammenhang Ihr Anschnallgurt. Er kann Sie nicht vor einem Unfall bewahren, aber schlimmeres womöglich vermeiden.
Lassen Sie uns den Raum für Schätzungen durch das Finanzamt mangels einer solchen Dokumentation verringern.
Gerne stehen wir Ihnen jederzeit für weitergehende Fragen zu diesem Thema zur Verfügung, wenden Sie sich hierfür und jederzeit an uns!
Über unsere Zentrale, Tel. 08841 – 676970 wird Ihr Anliegen direkt an unsere Expertinnen und Experten weitergegeben.
Sprechen Sie uns an!
Ihr/e
Florian Schütz
Dipl. Wirt.-Ing. (FH)
Organisationsberatung und Verfahrensdokumentation
Frau Sabine Hidding
Steuerassistentin
Verfahrensdokumentation und Prozessoptimierung
Herr Sebastian Haidn
Digital Transformation Consultant (IHK),
Fachassistent Digitalisierung und IT-Prozesse,
Key Account Manager Digitalisierung
auch im Namen aller Gesellschafter
Dr. Schauer Steuerberater-Rechtsanwälte PartG mbB
Barbarastraße 17 | 82418 Murnau am Staffelsee
Landshuter Allee 10 | 80637 München
E-Mail: info@dr-schauer.de
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Impressum:
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Eine Verfahrensdokumentation ist keine Kür, sondern Pflicht!
